国际采购基础篇——询价

随着国际经贸蓬勃的发展，诸如国际间身产技术的交流，成品及半成品的输出与输入，进出口交易的形成通常通过早期的刊物媒介到近期的e-commerce电子商务物流快速发展下，生产规模也由区域性的生产扩大到跨国性的海外国际分工，试图以新的材料科技与生产技术来提升产品的品质，前者所指的是——新材料的研发替代了传统的材料，其中以电脑资讯业的零组件为典型的代表；而后者则指——生产制程的创新，通常以新兴产业的自动化生产替代劳力密集的传统产业。两者均为寻求如何降低生产成本及提升产品的品质，其终极的目标——为国家产业提高国际竞争力，而肩负此重任者唯有靠着采购人员的专业与努力不懈。因此，企业采购国际化程度攸关企业获利的水准。采购人员有必要建立的新观念如下：

 

        一般采购人员在许多国际采购查询时，总是以产品的价格为询价重点。殊不知产品的单价仅是其中之一项目，尚须具体的载明所需要产品的品质、规格、数量、交货、付款条件等；必要时应索取样品、测试报告、目录或说明书、产地证明等；公共关系优良的采购人员总会附加令人感受到温馨的问候语。

（一）     商品名称Name of Commodity

（二）     项目Item or article

（三）     材料规格Material Specifications

（四）     品质Quality

（五）     单价Unit Price

（六）     数量Quantity

（七）     付款条件Payment Conditions

（八）     样品Sample

（九）     目录Catalogue or Table List

（十）     包装Packing

（十一）          装运Shipment

（十二）          客套词语Complimentary Phraseology

（十三）          其他Others

 

        企业为提升国际竞争力，欲掌握生产资源的优势，则需仰赖采购人员来完成使命，所以对“如何提升国际贸易水准”所需要的才能应予以培育，方得与国际间先进国家并驾齐驱。

（一）     了解输出国度的风俗民情与语文

（二）     了解我国及输出国度的法律典章

（三）     贸易契约内容及书面文件的完整

（四）     能及时掌握市场资讯及有效征信

（五）     遵循国际贸易协定及智慧财产权

（六）     多观察国际间政治与经济的变化

（七）     以电子商务发展采购与行销业务

（八）     配合财务专家作妥外汇风险管理

 

        所谓“询价”是指采购一方就所需货品内容：品质、规格、单价、数量、交货、付款条件、包装等向供应商请求报价。可采用“限定询价模式”及“扩大询价模式”，“限定询价模式”即非正式的询价，完全以个人探询的方式请求对方按采购一方所提出的内容作价；“扩大询价模式”须在供应商依我方所提出的询价单一一作价，并提出拟出售货物的报价单，内容按卖方所希望成交的价格与条件，并表示在此条件下愿意与买方达成交易契约时，此时采购一方可进一步提出数量较为完整、品质也较为具体、规格定义清楚又符合成本考量下的询价单，并作成正式的文件提交供应商，是为正式的询价，同时可要求供应商以正式文件答复，并进入采购控制程序。

        当采购人员接获供应商提交的正式文件——销货报价单时，采购人员可采取成本定价分析模式，进一步了解在最适当的需求量及品质之下，价格是否最低，交货期是否恰如其时，必要时可再度采取限定询价模式，如此一拉一放的讨价还价，即俗称“议价”。过程中如有两家以上的供应商在符合买方哪个相同需求的询价条件之下，仅限于价格做仪，就是一种“比价”的模式，具有系统化的比价又可称为招标的比价方式。实际上比价与议价可循环性的操作，直至符合采购需求为止。

        当供需双方所议条件已然接近采购这一方时，买方也可以主动的向卖方出价，按买方所希望成交的价格与条件给卖方，表示愿意与卖方议定契约，称为采购出价单。如果卖方可接受此出价单时，则双方可进入签定买卖契约或由卖方给买方正式的报价单，同时买方给卖方正式的订购单。

 

        国际贸易惯例上，产品价格通常无法单独作成报价单，须附带与其他条件作成。例如：产品单价、数量限制、品质标准、商品规格、有效期间、交货条件、付款方式等，一般国际贸易厂商多按照自己产品的属性与过去的交易习惯印制有利己方的报价单格式，采购人员应该确实了解对方的报价单格式，以免遭受下列情形所造成严重损失，如卖方拒绝延期交货罚款、卖方拒给履约保证金、卖方不履行索赔期限、卖方属地仲裁等，不利于采购一方的条件。因此，采购人员须注意报价单是否符合下列原则：

（一）     契约条款的公平性，采购一方是否优势？最好基于双方利益考量。

（二）     报价单是否符合产销部门的规格与成本，可否提升商品的竞争力？

（三）     一旦市场价格波动，供应商的诚信度将影响是否履行报价单的约定？

接着再进一步的去深入分析报价单的内容是否符合我方的请购单内容：

（一）     报价单标题：Quotation较为通用，也为美国人所惯用，而英国则惯用Offer Sheet。

（二）     编号：依序编码，便利索引查询，不可重复。

（三）     日期：记载签发年月日，以掌握时效。

（四）     顾客名称及地址：获利义务关系认定的对象。

（五）     货品名称：双方共同认同的名称。

（六）     货品编码：应采取国际通用的编码原则。

（七）     货品单位：按国际计量单位。

（八）     单位价格：为计价标准，采用国际通用货币。

（九）     交货地点：要表明城市或港口。

（十）     计价方式：含税金或佣金，如不含佣金可加。

（十一）          品质水准：能适当的表达产品品质的允收程度或良率。

（十二）          交易条件；如付款条件、数量约定、交货期限、包装及运输、保险条件、最低允收量、报价有效期限等。

（十三）          报价署名：报价单具有报价者署名始为有效。