秘书怎样进行自我调控

   秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的噪音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置进行妥善安排。秘书的工作台上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头最近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个办公台。 

    有95％以上的秘书都常常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。

    1、除了你手头事情以外，把台子上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。

    2、所有其他文件都必须放在文件夹里或者抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。

    3、其他文件不要放到你正在进行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

    4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。

    5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在工作台上。

    6、经常查看你的工作台，保持工作台整洁。

    有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82％的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理者来说，这不能算是一个次要的事情。

    为了尽快阅读这些资料，采取分派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：

    1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。

    2、使你的同事及时知道最新发展的情况。

    3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。

    4、你可以知道什么资料对你的同事最重要。

    5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为任务已经分配，最重要的资料可以保证有人看过。

    随便把文件摊开在桌上就离开的秘书，以及看到客人来时慌忙把文件收起来的秘书都不是谨慎的秘书。

    一个谨慎的秘书应该做到：

    1、离开座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屉里。

    2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心地办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，绝对不是一个好秘书。等到客人站在自己面前开口问，才知道有人来，慌乱中收起文件的做法会让所有人都很不自然。
 相信大家都听过一句话：看一个人阅览的报纸和书刊，便知道他是怎样一个人。有些人不喜欢别人去他的书房，知道他都收藏、阅读那些书籍，惟恐因此而暴露了他的内心世界或者思想倾向。 

    对于秘书来说，在办公室放置什么书刊可是一门学问，它们可以成为他的“工具”，在别人心目中造成一种印象或者错觉，所以不能掉以轻心。

    1、禁忌：

    如果您是一个男秘书的话，即使阁下是一位风流人物，也切不可在办公室内放置像《花花公子》一类的裸女杂志。一般人对色迷迷的人都不会产生什么好感。假若进入办公室的是一位女士，反感自然更大。对您的印象也会大打折扣。这些杂志只适合放在家里，而不是带到工作的地方。

    如果您是一个女士，也不要在桌子上放许多花花绿绿的时装、化妆等方面的书籍和杂志，这些东西可能会让领导觉得您总会时不时翻一下它们，不专心工作，不注重职业素质的提升。虽然只是可能，不如换成那些业务类的书籍、杂志来得更安全。

    2、哪些杂志、报纸、书籍最为合适，也可“装门面”：

    如果您英文非常好的话，大可在案头放一些金融类的报纸或者《华尔街时报》，表示您是一个很关心经济、金融的行政人员。至于杂志和书籍，以此类推吧。

    由于格调高，水准高，如果注意到这些，您的上级领导会对你另眼相看的。同时，相信主管们也不会反对把书籍作为道具用，因为这毕竟也代表着公司工作人员的层次和水平，所以，选什么书放在桌子上一定要花些心思。
任何工作都是从接受指示展开第一步的，如果连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须注意： 

    1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务的时候抱着可有可无的态度，往往会使这个过程流于公式化。相反地，如果能表现出积极热情的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。

    2、自始至终专心聆听。不要中途打断或者抢先回答上司的说明，即使心中有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。

    3、不明白的地方必须问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出现在那里。因此，如果发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。

    4、确认内容。囫囵地接受命令或者指示是冒险的行为，有时候甚至等到完成后提出报告时才发现自己彻头彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。

    上司交代下来的事情，无论是什么差事，都应该欣然接受。即使你内心认为负荷过重，或者根本不这个任务，也不可以说出“办不到”这样的字眼。

    因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司觉得他选错了人。

    因此，无论如何，拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽力了，也会对你另眼相看。

    但是有一点必须留意，如果限期内不能顺利达成工作目标，应该尽早向上司汇报，谋求补救的对策。